 |
ΤΟ ΤΗΛΕΟΜΟΙOΤΥΠΟ (FAX) ΚΑΙ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (E-MAIL) ΣΤΟ ΔΗΜΟΣΙΟ |
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΑΣ
ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
ΤΟ ΤΗΛΕΟΜΟΙOΤΥΠΟ (FAX)
ΚΑΙ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (E-MAIL)
ΣΤΟ ΔΗΜΟΣΙΟ
(ΑΠΟ ΤΟ ΕΘΝΙΚΟ ΤΥΠΟΓΡΑΦΕΙΟ, ΑΘΗΝΑ, 1999)
Με το ν. 2672/1998, άρθρο 14 (ΦΕΚ 290/Α΄) καθιερώνεται η ηλεκτρονική
επικοινωνία στη Δημόσια Διοίκηση.
ΠΩΣ ΘΑ ΓΙΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΙΣ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕΣΩ
ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ (E-MAIL)
Η ηλεκτρονική επικοινωνία ισχύσει από 1/3/1999 και αφορά τη διακίνηση εγγράφων:
α. με τηλεοποιοτυπία (FAX) και
β. με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)
Εφαρμόζεται όταν το έγγραφο διακινείται:
α. μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ και των ΟΤΑ και
β. μεταξύ των υπηρεσιών αυτών και των ενδιαφερομένων φυσικών ή νομικών
προσώπων ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεων προσώπων.
ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX)
Με την επιφύλαξη των εξαιρέσεων (βλ. παρακάτω), όλα τα έγγραφα που συντάσσονται
από όργανα των δημόσιων υπηρεσιών ή απο ιδιώτες, δηλ. φυσικά ή νομικά πρόσωπα
ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεις προσώπων και ιδίως τα εξής:
- αιτήσεις
- ερωτήματα
- πιστοποιητικά
- βεβαιώσεις
- απαντήσεις
αλλά επίσης και
- αποφάσεις
- γνωμοδοτήσεις
- εγκύκλιοι
- οδηγίες
- εκθέσεις
- μελέτες
- πρακτικά
- στατιστικά στοιχεία
- υπηρεσιακά σημειώματα
- έγγραφες εισηγήσεις
ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ ΑΠΟ
ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕ ΥΠΗΡΕΣΙΑ
Μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών, κεντρικών και περιφερειακών, των νομικών προσώπων
δημοσίου δικαίου και των οργανισμών πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας τοπικής
αυτοδιοίκησης μπορούν να διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μόνο:
- γνωμοδοτήσεις
- ερωτήματα
- αιτήσεις
- απαντήσεις
- εγκύκλιοι
- οδηγίες
- εκθέσεις
- μελέτες
- πρακτικά
- στατιστικά στοιχεία
- υπηρεσιακά σημειώματα
- έγγραφες εισηγήσεις
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ ΑΠΟ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕ ΠΟΛΙΤΗ ΚΑΙ ΑΝΤΙΣΤΡΟΦΑ
Τα ηλεκτρονικά μηνύματα, δηλαδή αποστολές με e-mail, από δημόσια υπηρεσία προς
πολίτη ή αντίστροφα είναι μόνο:
- αιτήσεις παροχής πληροφοριών
- απαντήσεις στις αιτήσεις παροχής πληροφοριών
Η ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ
Για να γίνει έγκυρα η επικοινωνία μεταξύ δημόσιας υπηρεσίας και πολίτη μέσω
τηλεομοιότυπου (FAX) και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), απαιτείται η
συγκατάθεση του ιδιώτη. Η συγκατάθεση αυτή παρέχεται είτε π.χ. με αίτηση ή
δήλωση του ιδιώτη στην οικεία υπηρεσία, είτε με οποιοδήποτε άλλο τρόπο που
αποδεικνύει την αποδοχή αυτής της μορφής επικοινωνίας.
ΤΙ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΕΙΤΑΙ ΜΕ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX) ή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ
ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (E-MAIL)
Εξαίρεση 1. Τα έγγραφα που χαρακτηρίζονται ως απόρρητα, καθώς και όλα εκείνα για
τα οποία η κείμενη νομοθεσία απαγορεύει τη χορήγηση αντιγράφου (νόμος 1599/1986,
άρθρο 16)
Εξαίρεση 2. Τα έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα,
σύμφωνα με τη νομοθεσία για την προστασία των ατόμων από την επεξεργασία
δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (νόμος 2472/1997, άρθρο 2, περ. β΄)
Εξαίραση 3. Οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις
διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή
διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε
άλλους δημόσιους διαγωνισμούς, οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης,
εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από ειδικές διατάξεις ή από την οικεία προκήρυξη
συμμετοχής.
Εξαίρεση 4. Τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις η
υποβολή τους σε πρωτότυπο ή επικυρωμένα αντίγραφα.
Εξαίρεση 5. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την
εξόφληση τίτλων πληρωμής.
Εξαίρεση 6. Τα αποδεικτικά είσπραξης
Η διοίκηση είναι υποχρεωμένη να ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο σε κάθε
περίπτωση που υφίσταται απαγόρευση διακίνησης εγγράφου με τηλεομοιοτυπία ή
ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (νόμος 2672/1998, άρθρο 14, παρ. 6)
ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ
Εκτός από τις παραπάνω εξαιρέσεις μπορούν να εξαιρούνται και άλλες κατηγορίες
εγγράφων από τη διακίνηση με fax ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εφόσον για κάτι
τέτοιο υπάρχουν ειδικοί λόγοι. Οι πρόσθετες αυτές εξαιρέσεις μπορούν να ορισθούν
με κοινές υπουργικές αποφάσεις που εκδίδονται εντός αποκλειστικής προθεσμίας 4
μηνών από δημοσίευση του νόμου, δηλαδή μέχρι τις 28 Απριλίου 1999.
ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΥΡΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ή ΛΗΨΗ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX)
1. ΧΑΡΤΟΣΗΜΟ: ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ
Η αίτηση που υποβάλλεται με fax σε μια δημόσια υπηρεσία δε χαρτοσημαίνεται. Αν
για τη χορήγηση του πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης απαιτείται η
καταβολή παράβολου ή άλλου τέλους υπέρ του δημοσίου ή τρίτων, τα σχετικά
παραστατικά πρέπει να προσκομίζονται κατά την παραλαβή του. Στην περίπτωση αυτή
δεν είναι δυνατή η αποστολή του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης με fax.
2. ΠΩΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ ΤΟ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX)
Η συσκευή fax του αποστολέα πρέπει να αφήνει ευκρινές αποτύπωμα στο αποδεικτικό
αποστολής (που είναι το χαρτάκι που εκδίδει αυτόματα η συσκευή αμέσως μετά το
τέλος της διαδικασίας αποστολής μιας ή περισσοτέρων σελίδων).
Επίσης ευκρινές αποτύπωμα πρέπει να αφήνει και η συσκευή του λήπτη (στο
περιθώριο της λαμβανόμενης σελίδας).
Το αποτύπωμα του αποστολέα (αποδεικτικό αποστολής) περιλαμβάνει:
α. τον αριθμό fax του λήπτη
β. την ημερομηνία και ώρα αποστολής και
γ. τον αριθμό των σελίδων που απεστάλησαν.
Το αποτύπωμα του λήπτη (εγγραφή στο περιθώριο τη σελίδας) περιλαμβάνει:
α. τον αριθμό fax του αποστολέα
β. την ημερομηνία και ώρα αποστολής και
γ. τον αριθμό της τρέχουσας (λαμβανόμενης) σελίδας.
ΦΥΛΛΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ
Τα έγγραφα που αποστέλλονται με fax από υπηρεσίες πρέπει να συνοδεύονται
απαραίτητα από φύλλο αποστολής που περιέχει:
α. τον πλήρη τίτλο και διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας
β. τα στοιχεία του αποστελλόμενου εγγράφουν δηλαδή:
- θέμα
- αριθμό πρωτοκόλλου
- ημερομηνία έκδοσης
- πλήρη τίτλο υπηρεσίας που έχει εκδώσει το έγγραφο, αν αυτή δεν είναι ίδια με
την υπηρεσία που το αποστέλλει
γ. τον αριθμό των σελίδων που αποστέλλονται
δ. τα στοιχεία του χειριστή του fax που αποστέλλει το μήνυμα, δηλαδή:
- ονοματεπώνυμο
- ιδιότητα
- αριθμό τηλεφώνου
- αριθμό fax, στην περίπτωση που το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα, δεν
συμπίπτει με το fax αποστολής
- υπογραφή
Αν το fax αποστέλλει ο πολίτης το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει:
α. ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)
β. ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νομικό
πρόσωπο)
γ. αριθμό τηλεφώνου ή fax
δ. ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου που αποστέλλει
ε. υπόμνηση του αριθμού των σελίδων που αποστέλλονται
στ. υπογραφή του αποστολέα, αν έιναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του
χειριστή του fax, αν είναι νομικό πρόσωπο, δηλαδή:
- ονοματεπώνυμο
- ιδιότητα
- αριθμό τηλεφώνου
- αριθμό fax στην περίπτωση πυ το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα δεν συμπίπτει
με το fax αποστολής
- υπογραφή
ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΓΚΥΡΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προέρχονται από υπηρεσία ή δημόσιο
φορέα πρέπει να περιέχουν απαραίτητα:
α. τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη
β. τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας
γ. τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος και
συγκεκριμένα:
- θέμα
- ημερομηνία
- αριθμό πρωτοκόλλου, αν υπάρχει
δ. τα στοιχεία του χειριστή που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την παρακολούθηση
της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δηλαδή:
- ονοματεπώνυμο
- ιδιότητα
- αριθμό τηλεφώνου και fax
Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται από ιδιώτη,
περιέχουν απαραίτητα:
α. ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)
β. ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νομικό
πρόσωπο)
γ. αριθμό τηλεφώνου ή fax
δ. υπογραφή του αποστολέα, αν είναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του χειριστή
του e-mail, αν είναι νομικό πρόσωπο, δηλαδή:
- ονοματεπώνυμο χειριστή
- ιδιότητα χειριστή
- αριθμό τηλεφώνου και fax για την παρακολούθηση των οποίων είναι υπεύθυνος ο
χειριστής.
Αν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσαρτώνται και αρχεία δεδομένων
αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των
δεδομένων αυτών.
Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τεκμαίρεται ότι έχει περιέλθει κανονικά στο
λήπτη αν υπάρξει ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Σε περίπτωση που τέτοια επιβεβαίωση
δεν είναι δυνατή για τεχνικούς λόγους, ο παραλήπτης υποχρεούται, εφόσον μέσα σε
εύλογο χρόνο του ζητηθεί από τον αποστολέα, να επιβεβαιώσει τη λήψη του
μηνύματος.
ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ ΤΗΣ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ή ΤΟΥ
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ (E-MAIL)
Αν ο παραλήπτης αμφισβητεί την πληρότητα ή τη γνησιότητα του fax ή του μηνύματος
ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβε, οφείλει να αποδείξει ότι δεν έχει τηρηθεί
κάποια ή κάποιες προϋποθέσεις της διαδικασίας νόμιμης αποστολής του, όπως αυτή
εκτέθηκε παραπάνω.
Έκδοση:
Υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης
Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης
Γενική Διεύθυνση Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών
Διεύθυνση Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας
FAX: 3393100
(Αν εισήλθατε σε αυτή τη σελίδα από ΜΗΧΑΝΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ή από άλλη εξωτερική σύνδεση, και δεν βλέπετε ολη τη σελίδα (όλα τα frames), πατήστε ΕΔΩ για να επανέλθετε. Ευχαριστούμε) | 
